Постановление от 02.06.2014 г № 302
Об утверждении Положения об архивном отделе местной администрации Лескенского муниципального района КБР
Руководствуясь Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "б архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями), Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организаций хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (с изменениями и дополнениями), Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом Лескенского муниципального района КБР, местная администрация Лескенского муниципального района КБР постановляет:
1.Утвердить Положение об архивном отделе местной администрации Лескенского муниципального района КБР (приложение).
2.Признать утратившим силу Постановление главы местной администрации Лескенского муниципального района от 21.01.2009 N 15 "Об утверждении Положения об архивном отделе местной администрации Лескенского муниципального района".
3.Начальнику архивного отдела М.С. Блиевой принять к сведению и руководству настоящее Положение.
4.Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами местной администрации Лескенского муниципального района КБР А.Б. Коготыжева.
Глава местной администрации
Лескенского муниципального района
В.КЕБЕКОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
ЛЕСКЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА КБР
1.Общие положения
1.1.Архивный отдел местной администрации Лескенского муниципального района (далее - отдел) является структурным подразделением администрации муниципального района.
1.2.Основной целью отдела является управление архивным делом на территории Лескенского муниципального района, а также сбор, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к истории Лескенского муниципального района.
1.3.Отдел создается местной администрации Лескенского муниципального района и непосредственно ей подчиняется.
1.4.Положение об отделе, штатная численность и расходы на его содержание утверждаются главой местной администрации Лескенского муниципального района.
1.5.Координацию деятельности отдела осуществляет управляющий делами местной администрации Лескенского муниципального района.
1.6.Отдел не является юридическим лицом, может иметь печать со своим наименованием (не гербовую) для заверки архивных справок социально-правового характера, копий и выписок из документов.
1.7.Отдел в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики, федеральными и республиканскими законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства, постановлениями, указами и распоряжениями Главы КБР, решениями Правительства КБР, Уставом муниципального образования "Местная администрация Лескенского муниципального района", постановлениями и распоряжениями главы местной администрации Лескенского муниципального района, настоящим Положением.
2.Состав документов отдела
В состав документов отдела входят:
2.1.Архивные фонды и документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации:
образовавшиеся в деятельности районных, поселковых и сельских органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий, общественных организаций до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях;
действующих на территории района органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;
документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность.
2.2.Архивные фонды и документы негосударственной части Архивного фонда Лескенского муниципального района КБР:
находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации, отделений общественных объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов, расположенных на территории района, и физических лиц, поступающих на хранение на основе соглашений (договоров) между собственниками документов и архивом.
2.3.Личные дела, документы по личному составу ликвидированных организаций Лескенского муниципального района.
2.4.Копии фотодокументов (позитивы, негативы), отражающие прошлое и настоящее района.
2.5.Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие архивные фонды (газеты, ведомственные и телефонные справочники, краеведческие буклеты, брошюры, афиши, плакаты, листовки, агитационные материалы и др.).
2.6.Учетные документы, архивные справочники и другие материалы, раскрывающие состав и содержание архивных документов и необходимые для практической работы по организации и использованию документов.
3.Основные функции отдела
3.1.Основными функциями отдела являются:
государственное управление архивным делом в Лескенском муниципальном районе;
хранение, обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и их государственный учет;
комплектование архива документами Архивного фонда Лескенского муниципального района КБР;
организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений Лескенского муниципального района КБР;
содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
информационное обеспечение органов местного самоуправления; использование документов по запросам юридических и физических лиц.
4.Основные задачи отдела
Отдел в соответствии со своими функциями решает следующие задачи:
4.1.Осуществляет хранение и государственный учет документов, представляет в Архивную службу КБР для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по установленным формам сведения о хранящихся в архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
4.2.Разрабатывает и по согласованию с АС КБР представляет на утверждение главе администрации Лескенского муниципального района список учреждений, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение, в установленном порядке, принимает меры по пополнению Архивного фонда Российской Федерации документами, находящимися в собственности негосударственных организаций;
4.3.Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
4.4.Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль работы ведомственных архивов, организацию документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования и на основе соглашений (договоров) - негосударственных организаций и предприятий; а также по поручению АС КБР - учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной и республиканской собственности; ведет пофондовый и статистический учет документов Архивного фонда Лескенского муниципального района, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела;
4.5.Помогает в разработке и согласовании положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел учреждений - источников комплектования;
4.7.Рассматривает и представляет на утверждение экспертнопроверочной комиссии Архивной службы КБР, поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и представляет на согласовывание в АС КБР описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архив;
4.8.Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
4.9.Информирует органы местного самоуправления и учреждения о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, выполняет их запросы;
4.10.Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан;
4.11.Проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Кабардино-Балкарской Республики, правовых актов органов местного самоуправления Лескенского муниципального района по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
4.12.Информирует администрацию Лескенского муниципального района, Архивную службу КБР о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах;
4.13.Вносит на рассмотрение администрации Лескенского муниципального района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве, по совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов по архивному делу и делопроизводству;
4.14.Внедряет в практику работы отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, современные способы копирования документов;
4.15.Отдел решает стоящие перед ним задачи во взаимодействии с администрацией Лескенского муниципального района и Архивной службой КБР.
5.Обеспечение деятельности отдела
5.1.Отдел для осуществления возложенных на него задач имеет право:
запрашивать и получать в установленном порядке от учреждений необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и об организации документов в делопроизводстве;
проверять ведомственные архивы и обследовать состояние архивных фондов и организацию документов в делопроизводстве учреждений Лескенского муниципального района, независимо от их ведомственной подчиненности;
информировать руководство учреждений о выявленных недостатках в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по их устранению;
принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией Лескенского муниципального района, ее структурными подразделениями по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений и ликвидационных комиссий для решения вопросов сохранности документов;
ставить перед администрацией Лескенского муниципального района и правоохранительными органами вопрос о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной или иной установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами республики ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.
5.2.Материально-техническое обеспечение деятельности отдела (предоставление помещений, отвечающих требованиям длительного хранения документов, их оплата, техническое оснащение и оборудование хранилищ, обеспечение средствами хранения документов) осуществляет местная администрация Лескенского муниципального района. Организация рабочих мест, обеспечение мебелью, средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями, транспортом, телефонной связью и т.п. осуществляется местной администрацией Лескенского муниципального района
5.3.Имущество, в том числе недвижимое, находящееся или передаваемое в оперативное управление отдела, закрепляется за ним на правах бессрочного владения, пользования и распоряжения им. Собственникам этого имущества запрещается изымать или перераспределять его другим.
Имущество отдела образуется за счет бюджетных ассигнований.
5.4.Организационно-методическое руководство деятельностью отдела в вопросах архивного дела осуществляет Архивная служба КБР.
6.Руководство отделом
6.1.Возглавляет работу отдела начальник, который является муниципальным служащим. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности главой местной администрации Лескенского муниципального района КБР. Это решение согласовывается с Архивной службой КБР.
6.2.Начальник отдела:
организует деятельность отдела;
отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в Лескенском муниципальном районе перед главой местной администрации муниципального района и по установленным формам - перед Архивной службой КБР;
обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность архива в оборудовании и материалах;
решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование и для работы исследователей в помещении архива;
рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архива, выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов;
консультирует граждан о местах хранения документов, необходимых для наведения справок социально-правового характера, в том числа в архивах других субъектов Федерации.
6.3.Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач с учетом прав, предоставляемых ему настоящим Положением; за сохранение государственной, служебной, коммерческой или иной, охраняемой законом, тайны при осуществлении своих должностных полномочий в работе с документами.
6.4.Деятельность отдела организуется в соответствии с системой планово-отчетной документации муниципального архива на основе годового плана, согласованного с Архивной службой КБР и утвержденного главой местной администрацией Лескенского муниципального района.
6.5.При смене начальника отдела прием - передача дел производится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается администрацией Лескенского муниципального района.
6.6.Ликвидация или реорганизация отдела осуществляется местной администрацией Лескенского муниципального района в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики.