Приложение к Постановлению от 08.11.2013 г № 770 Положение
Положение об архивном отделе 1. общие положения
1.1.Архивный отдел АПУ местной администрации Урванского муниципального района осуществляет реализацию полномочий органов местного самоуправления по формированию и содержанию архивных фондов.
1.2.Архивный отдел АПУ местной администрации Урванского муниципального района (далее - архивный отдел) является отраслевым органом администрации, образованным в соответствии со структурой местной администрации Урванского муниципального района.
1.3.Архивный отдел в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами Российской Федерации, КБР, правовыми актами муниципального образования, документами Федерального архивного агентства АС КБР, настоящим Положением.
1.4.Архивный отдел может иметь бланки, штампы, печать со своим наименованием, пользоваться печатью местной администрации Урванского муниципального района в установленном порядке.
1.5.Положение об архивном отделе утверждается главой местной администрации Урванского муниципального района согласовывается с АС КБР.
1.6.Штатное расписание и номенклатура должностей работников архивного отдела устанавливается главой местной администрации Урванского муниципального района.
1.7.В своей деятельности архивный отдел взаимодействует с АС КБР, государственными архивами КБР и другими муниципальными архивами.
1.8.Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет бюджета муниципального образования в соответствии с законодательством Российской Федерации. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета КБР (при реализации программ развития архивного дела, при передачи отдельных государственных полномочий), спонсорские и иные средства.
2.Задачи и функции
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1.Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:
- хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
- обеспечение охранного и противопожарного режимов;
- предоставление в установленном порядке учетных данных в АС КБР.
2.1.1.Архивный отдел обеспечивает хранение:
- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью муниципального образования;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью КБР, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального образования отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности КБР на данные документы;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Российской Федерации, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального образования отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Российской Федерации муниципальному образованию на данные документы;
- документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов по личному составу и документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов и организаций - источников комплектования;
- документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования, при наличии свободных площадей.
2.1.2.Документы частной формы собственности могут поступать на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договора между собственником документов и администрацией муниципального образования.
2.2.Комплектование архивного отдела:
- составление списков организаций - источников комплектования, утверждаемых главой местной администрации Урванского муниципального района и согласованных с АС КБР; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного и временного хранения;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в источниках комплектования и других организациях на территории муниципального образования;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел в организациях - источниках комплектования;
- рассмотрение и предоставление в АС КБР поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел;
- оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
2.4.Использование архивных документов:
- инициативное информирование администрации муниципального образования, муниципальных организаций о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей с документами, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5.Осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства, подготовка проектов постановлений, распоряжений главы местной администрации Урванского муниципального района в области обеспечения сохранности документов.
3.Права архивного отдела
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1.Представлять в местную администрацию Урванского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
3.2.Вносить на рассмотрение местной администрации Урванского муниципального района и АС КБР предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию ведомственного хранения архивных документов.
3.3.Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии ведомственного хранения.
3.4.Запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории Урванского муниципального района, необходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возложенных на архивный отдел задач и функций.
3.5.Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Урванского муниципального района, независимо от их форм собственности, требования архивного законодательства, в том числе запрашивать и получать необходимую информацию и информировать руководителей организаций о состоянии хранения документов.
3.6.Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории Урванского муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам архивного дела и организации делопроизводства.
3.7.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8.Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проверках проводимых местной администрацией Урванского муниципального района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организации.
3.9.Создавать на общественных началах Урванское районное отделение Российского общества историков-архивистов (РОИА); организовывать и участвовать в работе Урванского районного отделения РОИА; взаимодействовать с Кабардино-Балкарским отделением РОИА.
3.10.При наличии свободных площадей осуществлять временное хранение архивных документов организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела на основании договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации и КБР.
4.Организация работы архивного отдела
4.1.Отдел возглавляет руководитель. Руководитель и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей. Руководитель архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности главой местной администрации Урванского муниципального района по согласованию с АС КБР.
4.2.При смене руководителя архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается местной администрацией Урванского муниципального района и предоставляется в АС КБР.
4.3.Руководитель архивного отдела:
- организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;
- представляет интересы архивного отдела в отношениях с другими организациями;
- распределяет должностные обязанности между специалистами архивного отдела;
- отчитывается о работе архивного отдела перед местной администрацией Урванского муниципального района и в установленном порядке перед АС КБР.
4.4.Деятельность архивного отдела в области обеспечения сохранности, организации хранения, учета комплектования, и использования архивных документов организуется в соответствии с правилами и инструкциями Федерального архивного агентства, методическими рекомендациями АС КБР, настоящим Положением.
4.5.Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется главой местной администрации Урванского муниципального района в установленном порядке по согласованию с АС КБР.