Постановление от 24.06.2013 г № 486
Об утверждении Правил ведения журнала учета документов, поступивших для учета муниципального имущества в реестре, журнала учета выписок и дел документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества Прохладненского муниципального района
ПОСТУПИВШИХ ДЛЯ УЧЕТА МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА, В РЕЕСТРЕ
ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫПИСОК И ДЕЛ ДОКУМЕНТОВ, ЯВЛЯЮЩИХСЯ
НЕОТЪЕМЛЕМОЙ ЧАСТЬЮ РЕЕСТРА МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом Прохладненского муниципального района, Решением Совета местного самоуправления Прохладненского муниципального района от 09.11.2010 N 43/6 "Об учете муниципального имущества Прохладненского муниципального района" местная администрация Прохладненского муниципального района постановляет:
1.Утвердить Правила ведения журнала учета документов, поступивших для учета муниципального имущества в реестре, журнала учета выписок и дел документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества Прохладненского муниципального района (прилагается).
2.Рекомендовать органам местного самоуправления сельских поселений Прохладненского муниципального района разработать и принять соответствующие Правила ведения журнала учета документов, поступивших для учета муниципального имущества в реестре, журнала учета выписок и дел документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества Прохладненского муниципального района.
3.Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы местной администрации Прохладненского муниципального района по экономике, имущественным и правовым вопросам Барагунову Н.Ф.
4.Настоящее Постановление вступает в силу с момента его подписания.
Глава местной администрации
Прохладненского муниципального района
А.А.ВАСИЛЕНКО
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ ДЛЯ УЧЕТА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА В РЕЕСТРЕ, ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫПИСОК
И ДЕЛ ДОКУМЕНТОВ, ЯВЛЯЮЩИХСЯ НЕОТЪЕМЛЕМОЙ
ЧАСТЬЮ РЕЕСТРА МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1.Общие положения
1.1.Настоящие Правила устанавливают единый порядок ведения документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества Прохладненского муниципального района (далее - Реестр):
журнала учета документов, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в реестре (далее - журнал учета документов) (форма N 1);
журнала учета выписок из Реестра (форма N 2);
дел, в которые помещаются документы, поступившие для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, муниципальные правовые акты, письма, выписки из Реестра, другие документы, подготовленные в процессе ведения Реестра (далее - дело документов) (форма N 3).
1.2.Ведение журнала учета документов и дел документов осуществляется путем соответственно:
внесения в журнал записей о документах, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре;
помещения в дело документов, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, муниципальных правовых актов, писем, выписок из Реестра, других документов, подготовленных в процессе ведения Реестра, записи о которых вносятся в опись документов, содержащуюся в деле документов (далее - опись документов).
1.3.Внесение записей, указанных в пункте 1.2 настоящих Правил, в журнал учета документов и опись документов, а также соответствующих записей в титульные листы журналов и дел документов осуществляется по формам N 1 и N 3 к настоящим Правилам.
Листы журнала и описи документов нумеруются порядковыми номерами по строке "Лист".
1.4.Ведение журнала учета документов и описи документов осуществляется на электронном носителе в формате Microsoft Excel, при этом обеспечивается сохранность информации и ограничение доступа к ней, страховочное копирование и ежегодная распечатка журнала с передачей в архив местной администрации Прохладненского муниципального района.
После внесения первых записей в опись документов должностное лицо распечатывает опись документов и помещает ее в дело документов. После внесения в опись документов новых записей ее листы, содержащие новые записи, распечатываются должностным лицом в дни внесения в нее указанных записей и помещаются в дело документов, дополняя распечатанную опись документов.
1.5.С наступлением нового календарного года открывается журнал учета документов на указанный год. При этом порядковые номера записей в журнале начинаются с единицы.
2.Ведение журнала учета документов
2.1.В журнал учета документов вносятся записи о документах, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре.
Записи вносятся в журнал учета документов последовательно в порядке поступления документов в отдел муниципальной собственности и имущества. Одна запись в журнале учета документов соответствует одному входящему номеру сопроводительного письма к документам для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, указанным в настоящем пункте.
2.2.При внесении записей в журнал учета документов:
2.2.1.В графе 1 указывается порядковый номер записи о поступившем сопроводительном письме к документам для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, указанным в пункте 2.1;
2.2.2.В графах 2 и 3 указываются соответственно дата и входящий номер сопроводительного письма к документам для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, указанным в пункте 2.1, присвоенные в порядке общего делопроизводства;
2.2.3.В графах 4 - 8 указывается количество документов, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре: карт объектов учета, карт лиц, обладающих правами на объекты учета и сведениями о них; записей об изменениях сведений об объектах учета; записей о прекращении права муниципальной собственности Прохладненского муниципального района на имущество и документов (копий документов), подтверждающих содержащиеся в картах и записях сведения; документов, содержащих сведения об имуществе казны;
2.2.4.В графе 9 указывается общее количество листов документов, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре;
2.2.5.В графе 10 указываются полное наименование правообладателя, если им является юридическое лицо, или фамилия, имя и отчество, если правообладателем является физическое лицо, или полное наименование организации, не являющейся правообладателем, от которой поступили документы для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре;
2.2.6.В графе 11 указывается наименование структурного подразделения местной администрации Прохладненского района, осуществляющее функции ведения Реестра. Допускается внесение сокращенного наименования структурного подразделения;
2.2.7.В графе 12 указываются Ф.И.О. должностного лица, внесшего соответствующую запись в журнал учета документов;
2.2.8.В графе 13 указывается дата внесения соответствующей записи в журнал учета документов;
2.2.9.В графе 14 указываются дополнительные сведения, относящиеся к соответствующей записи в журнале учета документов.
3.Ведение журнала учета выписок
3.1.В журнал учета выписок вносятся записи о выданных выписках из Реестра с указанием реестрового номера муниципального имущества (далее - РНМИ), наименования объекта учета, наименования юридических или физических лиц, запросивших выписку.
Записи вносятся в журнал учета выписок последовательно в соответствии с датой выписки.
Выдача выписки производится под роспись лицу, подавшему запрос, или его доверенному лицу при наличии доверенности.
Одна запись в журнале учета выписок соответствует одной выданной выписке.
3.2.Ведение журнала учета выписок осуществляется в соответствии с формой N 2 к настоящим Правилам на бумажном и электронном носителях в формате Microsoft Excel.
4.Ведение дел документов
4.1.В дело документов помещаются документы (копии документов), поступившие для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, подготовленные в процессе ведения Реестра (далее - документ) (форма N 3).
4.2.Дело документов открывается:
на каждый объект учета;
для помещения документов, каждый из которых является общим для нескольких объектов учета (далее - общий документ).
4.3.Дело документов идентифицируется по строке "Дело N "
формы его титульного листа:
4.3.1.РНМИ объекта учета и после знака "/" основным государственным регистрационным номером (далее - ОГРН) правообладателя (вариант 1) или знаком "-", если правообладателем является физическое лицо (вариант 2), если дело открыто на объект учета, принадлежащий на соответствующем праве правообладателю (далее - объект учета правообладателя);
4.3.2.РНМИ объекта учета (вариант 3), если дело открыто на акции акционерного общества, долю (вклад) в уставном (складочном капитале) хозяйственного общества или товарищества либо объект учета, составляющий имущество казны (далее - объект учета казны);
4.3.3.ОГРН правообладателя (вариант 4), если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в Реестре объектов учета правообладателя (далее - дело общих документов правообладателя);
4.3.4.Муниципальная казна Прохладненского муниципального района (далее - "МК ПМР") (вариант 5), если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в Реестре объектов учета казны (далее - дело общих документов казны);
4.4.Документы помещаются в дело документов в хронологическом порядке их поступления и нумеруются порядковыми номерами в правом верхнем углу на свободном от записей месте первого листа документа.
Одновременно нумеруются листы документов порядковыми номерами в правом нижнем углу каждого листа на свободном от записей месте. При этом нумерация листов по мере помещения документов в дело документов не прерывается.
При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае в строку "Том N" формы титульного листа дела документов вносится порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать документам, находящимся в данном томе дела документов;
4.5.При внесении записей в опись документов:
в ее наименование вносятся номер дела документов и номер тома дела документов, указанные на титульном листе дела (тома дела) документов;
в графу 1 вносится порядковый номер документа в деле (томе дела) документов;
в графы 2 и 3 вносятся реквизиты (дата и номер) документа, при отсутствии которых указанные графы не заполняются;
в графу 4 вносится наименование документа (если оно имеется);
в графу 5 вносится количество листов в документе;
в графу 6 вносятся номера листов.
Если в опись документов дела документов, открытого на объект учета, вносятся записи об общем документе, необходимом для учета в Реестре нескольких объектов учета, то в графу 1 вносится условное обозначение дела общих документов правообладателя "ДОДП" или дела общих документов казны "ДОДК". При этом в графы 5 и 6 вносятся соответственно номер дела общих документов и номер тома дела общих документов, в который помещен общий документ.
4.6.При возникновении у правообладателя соответствующего права на объект учета, принадлежавший на соответствующем праве другому правообладателю, или на объект учета казны либо поступлении объекта учета правообладателя в муниципальную казну должностное лицо вносит изменения в номер дела документов, а именно зачеркивает имеющийся номер дела тонкой линией (синими или черными чернилами) так, чтобы его можно было прочесть, и вписывает новый номер дела.
4.7.Дело документов закрывается после отчуждения объекта учета из муниципальной собственности Прохладненского муниципального района или внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи об исключении из него акционерного общества, хозяйственного общества или товарищества, на акции, долю (вклад) в уставном (складочном) капитале которого было открыто дело документов, - в правый верхний угол титульного листа дела (первого тома дела) документов синими или черными чернилами вносятся слово "ЗАКРЫТО", дата закрытия дела и надпись о причине его закрытия.
4.8.Закрытое дело в установленном порядке передается на постоянное хранение в архив местной администрации Прохладненского муниципального района.