Приложение к Постановлению от 25.12.2012 г № 635-П Инструкция
Инструкция по делопроизводству местной администрации баксанского муниципального района кабардино-балкарской республики I. общие положения
Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности местной администрации Баксанского муниципального района (далее - Администрация района) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - Правила делопроизводства), утвержденными Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года N 49-ПП "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики", на основании "Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти КБР", утвержденных Приказом Архивной службы КБР от 11 марта 2011 г. N 12, с учетом положений следующих законодательных и нормативных актов в сфере информации, документации и архивного дела:
1.Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
2.Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
3.Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
4.Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
5.Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных".
6.Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
7.Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".
8.Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти".
9.Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
10.Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".
11.Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 года N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".
12.Республиканский закон от 4 августа 1994 года N 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики".
13.Республиканский закон от 3 августа 2002 года N 52-РЗ "О правовых актах в Кабардино-Балкарской Республике".
14.Республиканский закон от 12 января 2009 года N 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике".
15.Республиканский закон от 15 апреля 2010 года N 23-РЗ "О дополнительных гарантиях права граждан на обращения в Кабардино-Балкарской Республике".
16.Республиканский закон от 25 ноября 2010 года N 96-РЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Кабардино-Балкарской Республики".
17.Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 6 июля 2005 года N 237-ПП-дсп "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики".
18.Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 27 июля 2006 года N 193-ПП "О Регламенте Правительства Кабардино-Балкарской Республики".
19.Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 11 августа 2010 года N 163-ПП "О порядке проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики".
II.Структура и содержание инструкции по делопроизводству
2.1.Общие положения
Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;
положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;
особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти;
требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет общий отдел администрации района;
функции, задачи, права и ответственность общего отдела регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников общего отдела и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации района, устанавливаются должностными инструкциями.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения главы администрации района;
работники структурных подразделений администрации района несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы, другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
2.2.Основные понятия
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, составной части Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа местного самоуправления, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (общий отдел администрации района), а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти.
2.3.Создание документов
2.3.1.Бланки документов
Согласно п. 5 Правил делопроизводства документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Бланки документов администрации района разрабатываются в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 г. N 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики".
Республиканским законом от 4 августа 1994 года N 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики" установлено, что на бланках исполнительных органов государственной власти помещается изображение герба Кабардино-Балкарской Республики. Допускается изображение герба Кабардино-Балкарской Республики в цвете и в одноцветном варианте.
В делопроизводстве администрации района предусмотрено использование следующих видов бланков документов:
бланк постановления;
бланк распоряжения;
бланк протокола;
бланк письма;
бланк структурного подразделения.
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Состав реквизитов для бланков:
- для бланка постановления (распоряжения):
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование органа местного самоуправления;
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
справочные данные об органе местного самоуправления (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
- для бланка письма органа местного самоуправления:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование органа местного самоуправления на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
справочные данные об органе местного самоуправления (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресата.
Образцы бланков документов органа местного самоуправления приведены в приложениях N 1, N 2.
2.3.2.Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые органом местного самоуправления, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов документов:
а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
б) наименование органа местного самоуправления;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.
2.3.2.1.Правила оформления реквизитов документов
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики
Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года N 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики".
На бланках документов изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа местного самоуправления".
Наименование органа местного самоуправления
Наименование органа местного самоуправления (полное) помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе местного самоуправления.
Справочные данные об органе местного самоуправления
Справочные данные об органе местного самоуправления указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты.
Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (Постановление, Распоряжение, Приказ, Протокол, Акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа указывается в бланках документов органа местного самоуправления, за исключением бланков писем.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или общим отделом при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: "18.01.2010".
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "18 января 2012 г.".
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе местного самоуправления: сначала проставляется порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов, затем после косой черты - номер дела в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления, в которое будет подшит данный документ.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Адресат
Документы адресуют в органы исполнительной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган исполнительной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
"Министерство образования
и науки
Кабардино-Балкарской Республики".При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
"Руководителю Государственного комитета
по занятости населения
И.О. Фамилия".В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
"Распоряжение (о чем?) О выделении денежных средств...;
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;
Правила (чего?) внутреннего служебного распорядка.".
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
Текст документа
Делопроизводство в администрации района ведется на русском языке. Наряду с русским языком делопроизводство может вестись также на других языках Кабардино-Балкарской Республики (Закон Кабардино-Балкарской Республики от 16 января 1995 года N 1-РЗ "О языках народов Кабардино-Балкарской Республики"). Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: "приказываю... подготовить и представить на рассмотрение"; "прошу рассмотреть вопрос об установлении...";
3-го лица единственного числа: "...комиссия решила..."; "Администрация района не считает возможным...";
1-го лица множественного числа: "просим представить данные о..."; "представляем на рассмотрение и утверждение..."; в протоколах: "слушали..."; "выступили..."; "решили (постановили)".
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "постановили...", "приказываем...", "решили...".
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 27 июля 2006 года N 193-ПП "О Регламенте Правительства Кабардино-Балкарской Республики";
"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
"Приложение: на 3 л. в 1 экз.".
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
"Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.".
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса,
то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
"Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.".
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
"Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.".
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
"Приложение N 2
к Постановлению местной администрации
Баксанского муниципального района
от "___"_______20____ N _____".Если приложением к документу (например, к постановлению) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
"Приложение N 1
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением местной администрации
Баксанского муниципального района
от "____"__________ N _____".Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
"Согласовано
Начальник Управления
Министерства юстиции РФ по КБР
Подпись И.О. Фамилия
Дата".или:
"Согласовано
Письмо Минкультуры России
от 26.09.2009 N 01-18/115".Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами исполнительной власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями.
Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
"Начальник административного управления
Подпись И.О. Фамилия
Дата".На проектах постановлений, распоряжений визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На документах, подлинники которых помещаются в дела органа местного самоуправления, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа местного самоуправления, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
"Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Наименование должности
Подпись И.О. Фамилия
Дата".Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:
"Заместитель Руководителя Подпись И.О. Фамилия".
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
"И.о. Руководителя Подпись И.О. Фамилия"
или:
"Исполняющий обязанности Руководителя Подпись И.О. Фамилия"
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Гриф утверждения
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:
"УТВЕРЖДАЮ
Глава местной администрации
Баксанского муниципального района
Подпись И.О. Фамилия
Дата".При утверждении документа постановлением гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
" "УТВЕРЖДЕНО
Постановлением местной администрации
Баксанского муниципального района
от "_____"______2012 г. N ____".Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
"Подлинник документа находится в деле (наименование органа местного самоуправления) N _______ за ____ г. Верно Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия Дата Печать".
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
"И.О.Фамилия 4-14-00".
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
"Иванову А.И. Прошу подготовить проект договора к 05.04.2012 Подпись Дата".
Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер, через косую черту номер дела и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от 23.09.2005). В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
2.3.3.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов
2.3.3.1.Постановление, распоряжение, приказ
Постановление - это правовой акт нормативного характера, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования, как правило, длительного действия.
Распоряжение - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.
Постановлениями и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа местного самоуправления.
Проекты постановлений, распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений главы администрации, его заместителя либо в инициативном порядке; по кадровым вопросам - кадровая служба на основании соответствующих представлений, готовятся и оформляются в соответствии с положениями о порядке подготовки и издания правовых актов.
Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов распорядительных документов является обязанностью службы ДОУ.
Проекты постановлений, распоряжений и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проектам постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, он подлежит доработке и повторному согласованию.
Проекты постановления, распоряжения, представляемые главе администрации на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты постановления, распоряжения печатаются на бланке установленной формы и представляются на подпись. При необходимости к ним составляется справка (пояснительная записка), которая должна содержать краткое изложение сути постановления, распоряжения, обоснование их принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. К проекту прилагается указатель рассылки.
Проекты постановления, распоряжения, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием названий органа местного самоуправления и других органов или организаций.
Постановления, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.
Распоряжения по основной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.
Копии постановления, распоряжения или их размноженные экземпляры заверяются печатью службы ДОУ и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.
Постановления, распоряжения печатаются на бланке установленной формы шрифтом N 14.
Постановления, распоряжения имеют следующие реквизиты:
наименование органа местного самоуправления;
наименование вида документа (постановление, распоряжение);
дату и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: "15 июня 2007 г. N 21, 15.06.2007 N 21"; номер состоит из знака "N" и порядкового номера;
заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста постановления. Заголовок располагается от левой границы текстового поля (без красной строки), точка в конце заголовка не ставится. Если в нем более двух строк, он печатается через 1 межстрочный интервал:
"Об утверждении Регламента работы местной администрации
Баксанского муниципального района".Распоряжение, как правило, заголовка не имеет.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст постановления состоит, как правило, из двух частей - вводной (преамбулы) и постановляющей. Вводная часть является введением в суть рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления. В ней перечисляются факты, события, дается их оценка. В случае необходимости в вводной части делается ссылка на документ вышестоящего органа с указанием вида этого документа, его автора, полного названия (заголовка), номера и даты. Вводная часть необязательна и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Постановляющая часть проекта акта начинается словами "постановляю" с двоеточием (без кавычек). При этом слово "постановляю" печатается строчными буквами в разрядку, отделяя, таким образом, вводную часть документа от распорядительной.
Постановляющая часть должна начинаться с новой строки. Содержание этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований.
Постановляющая часть, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается предписываемое действие, исполнитель и срок исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: подготовить, разработать, отметить и т.д. Исполнитель указывается в дательном падеже. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения до конкретных исполнителей.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) главы администрации в тексте обязательно делается ссылка на них.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения администрации в соответствии с его полномочиями для решения производственных или связанных с персоналом задач.
Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом N 14. Текст приказа может состоять из двух частей: вводной и распорядительной.
Во вводной части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п. Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в вводной части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Вводная часть приказа завершается словом "приказываю" с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.