Приложение к Приказу от 24.01.2011 г № 10 Положение
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства транспорта и дорожного хозяйства кабардино-балкарской республики 1. общие положения
1.1.Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) Министерства транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики (далее - Минтранс КБР) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фоно-, фото-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в Минтрансе КБР.
1.2.ЭК является совещательным органом Минтранса КБР. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения министром транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики. В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7. Положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.
1.3.Персональный состав ЭК из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений министерства под председательством министра или его заместителя утверждается приказом Минтранса КБР.
В состав ЭК включаются: должностное лицо, ответственное за ведение архива в Минтрансе КБР, - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики (по согласованию).
1.4.В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами, Положением о Минтрансе КБР, настоящим Положением.
2.Функции ЭК
ЭК осуществляет следующие функции:
2.1.Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Минтранса КБР.
2.2.Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.3.Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.4.Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.), способствующих созданию более полной истории Минтранса КБР.
2.5.Рассматривает и выносит решение об одобрении: сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;
- актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве Минтранса КБР документов с истекшими сроками хранения;
- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
- описей документов по личному составу;
- графиков подготовки и передачи документов Минтранса КБР на государственное хранение;
- нормативно-методических пособий по работе с документами в Минтрансе КБР (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами).
2.6.Представляет в Государственное архивное учреждение:
на рассмотрение:
- предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов Минтранса КБР;
- перечни документов и дел со сроками хранения;
- инструкции по делопроизводству;
на утверждение:
- описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);
- перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;
на согласование:
- Положение об ЭК Минтранса и Положение об архиве Минтранса КБР;
- номенклатура дел Минтранса КБР;
- описи дел по личному составу.
2.7.Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников Минтранса КБР консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3.Права ЭК
При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:
3.1.В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Минтранса КБР по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2.Запрашивать от руководителей структурных подразделений Минтранса КБР письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.
3.3.Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Минтранса КБР о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4.Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Минтранса КБР, а также представителей Государственного архивного учреждения.
3.5.Информировать руководство Минтранса КБР по вопросам своей компетенции.
3.6.Представлять Минтранс КБР в Государственном архивном учреждении.
4.Организация работы ЭК
4.1.Экспертная комиссия Минтранса КБР работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.
4.2.ЭК работает по плану, утвержденному руководством Минтранса КБР.
4.3.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК Минтранса КБР, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4.Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решения принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и руководство Минтранса КБР (в необходимых случаях по согласованию с Государственным архивным учреждением).
4.5.ЭК в лице ее председателя, заместителя и секретаря комиссии имеет право принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6.Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.