Приказ от 17.09.2014 г № 299-П
О создании экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору их на государственное хранение или уничтожение приказываю:
1.Утвердить состав постоянно действующей экспертной комиссии по отбору документов на хранение и уничтожение Министерства транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики:
Ульбашев И.Х. - заместитель министра транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики (председатель комиссии);
Харченко Ю.И. - заместитель министра транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики (заместитель председателя комиссии);
Абазов Х.В. - начальник отдела государственной политики в области автомобильного, воздушного и железнодорожного транспорта Министерства транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики;
Кодзокова К.Б. - начальник отдела финансирования и бухгалтерского учета Министерства транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики;
Султанова Н.А. - заведующий сектором правового обеспечения Министерства транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики;
Шибзухова А.Г. - ведущий специалист-эксперт отдела формирования архивного фонда, ведомственных архивов и делопроизводства Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики (по согласованию);
Шурдумова О.К. - начальник отдела государственной службы, кадров и делопроизводства Министерства транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики (секретарь комиссии).
2.Утвердить прилагаемое положение об экспертной комиссии Министерства транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики.
3.Комиссии в соответствии с действующим законодательством не реже одного раза в год проводить работу по отбору документов временного хранения с составлением описи и согласованием, в случае необходимости, с территориальным архивным органом.
4.Признать утратившим силу приказ министра транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики от 20 мая 2013 года N 168-П/1.
5.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики И.Х. Ульбашева.
Министр
А.КУДАЕВ
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА
И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
1.Общие положения
1.1.Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) Министерства транспорта и дорожного хозяйства КБР создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики, включая управленческую, научно-техническую, кино-, моно-, фото-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в Минтрансе КБР.
1.2.Постоянно действующая ЭК является совещательным органом Минтранса КБР. Решения комиссии вступают в силу после их согласования или утверждения Архивной службой КБР.
1.3.Персональный состав ЭК назначается приказом Министерства транспорта и дорожного хозяйства КБР из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений министерства под руководством председателя комиссии или его заместителя. В состав ЭК включаются лицо, ответственное за делопроизводство, представитель Архивной службы КБР (по согласованию).
1.4.В своей работе ЭК руководствуется законодательством РФ, Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" и Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12 января 2009 года N 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике", основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, указаниями, инструкциями Федерального архивного агентства, нормативно-методическими документами Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, приказами и распоряжениями Министерства транспорта и дорожного хозяйства КБР, настоящим Положением.
2.Функции ЭК
ЭК осуществляет следующие функции:
2.1.разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта и дорожного хозяйства КБР;
2.2.рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями;
2.3.рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.4.рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.), способствующих созданию более полной истории Министерства транспорта и дорожного хозяйства КБР;
2.5.рассматривает и выносит решение об одобрении:
сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;
актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве Министерства транспорта и дорожного хозяйства КБР документов с истекшими сроками хранения;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
описей документов по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов Минтранса КБР на государственное хранение;
нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству) в Минтрансе КБР, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами.
2.6.представляет в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики:
на рассмотрение:
предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов Минтранса КБР; перечни документов со сроками хранения; инструкции по делопроизводству;
на утверждение:
описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);
перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;
на согласование:
положение об ЭК Министерства КБР;
номенклатуру дел Минтранса КБР;
описи дел по личному составу.
2.7.совместно с кадровой службой организует для сотрудников Минтранса КБР консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3.Права ЭК
При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:
3.1.в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Минтранса КБР по вопросам разработки номенклатуры дел и формировании дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.;
3.2.запрашивать от руководителей структурных подразделений Минтранса КБР письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;
3.3.заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Минтранса КБР о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов;
3.4.приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Минтранса КБР, а также представителей Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики;
3.5.информировать руководство Минтранса КБР по вопросам своей компетенции;
3.6.представлять Минтранс КБР в Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики.
4.Организация работы ЭК
4.1.Экспертная комиссия Минтранса КБР работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики.
4.2.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК Минтранса КБР, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.3.Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК, право решающего голоса имеют только члены ЭК, приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют, решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики).
4.4.ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.5.Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.