Приказ от 18.04.2014 г № 7-О/Д
Об утверждении Положения об архиве Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики
В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации", Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12 января 2009 года N 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике" приказываю:
Утвердить Положение об архиве Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики согласно приложению.
Руководитель
Н.КАЖАРОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЖИЛИЩНОЙ ИНСПЕКЦИИ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
1.Общие положения
1.1.Документы, образующиеся в результате деятельности Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики и имеющие научное, экономическое, социальное и историческое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Являются государственной собственностью и подлежат постоянному хранению.
До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в архиве Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики в пределах, установленных законодательством об Архивном фонде РФ.
1.2.Архив Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики обеспечивает сохранность, отбор, учет, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в результате деятельности Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики.
В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством Российской Федерации, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации Государственная жилищная инспекция Кабардино-Балкарской Республики несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3.Архив Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики является самостоятельным подразделением и возглавляется одним из его сотрудников, ответственным за ведением архива.
1.4.В своей работе архив Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" и Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12 января 2009 года N 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике", основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, указаниями, инструкциями Федерального архивного агентства, нормативно-методическими документами вышестоящих организаций, Положением о Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики, настоящим Положением.
1.5.Архив Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики работает по планам работы и отчитывается о результатах перед руководителем Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики.
1.6.Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики.
1.7.Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Архивная служба КБР.
2.Состав документов
Государственная жилищная инспекция Кабардино-Балкарской Республики принимает на хранение:
2.1.Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в результате деятельности Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение (на бумажных носителях, в виде микрофильмов (микрофиш), на магнитных носителях).
2.2.Документы временного срока хранения, в том числе и свыше 10 лет, необходимые в практической деятельности Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики (на бумажных носителях, в виде микрофильмов (микрофиш), на магнитных носителях).
2.3.Документы по личному составу, служебные и ведомственные издания.
2.4.Научно-справочный аппарат к документам архива.
3.Основные задачи и функции
3.1.Основными задачами архива Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики являются:
3.1.1.Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2.Учет, обеспечение сохранности, создание и совершенствование научно-справочного аппарата, организация использования документов, хранящихся в архиве.
3.1.3.Подготовка и своевременная передача документов Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики на государственное хранение.
3.1.4.Осуществление систематического контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики.
3.1.5.Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
3.2.В соответствии с возложенными на нее задачами Государственная жилищная инспекция Кабардино-Балкарской Республики осуществляет следующие функции:
3.2.1.Разрабатывает и согласовывает с Архивной службой КБР график представления описей на утверждение экспертно-проверочной комиссии Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики и передачи документов в Архивную службу КБР на государственное хранение.
3.2.2.В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений Государственной жилищной инспекции, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.
3.2.3.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.
3.2.4.Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики и экспертно-проверочной комиссии Архивной службы КБР.
3.2.5.Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Архивной службы КБР.
3.2.6.Организует использование документов:
- информирует руководство и работников структурных подразделений Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования (для работы в помещении архива);
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7.Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение экспертной комиссии Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвует в работе экспертной комиссии Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики.
3.2.8.Ежегодно представляет в Архивную службу КБР сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.9.Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Архивную службу КБР документы архивного фонда РФ.
3.2.10.Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел на постоянное хранение в Архивную службу КБР.
4.Права
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1.Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Государственную жилищную инспекцию Кабардино-Балкарской Республики.
4.2.Запрашивать от структурных подразделений Государственной жилищной инспекции Кабардино-Балкарской Республики сведения, необходимые для работы архива.
4.3.Вносить предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности и работы архива.
5.Ответственность
5.1.Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
5.2.Обязанности и ответственность заведующего архивом Государственной жилищной инспекции определяются должностной инструкцией, утвержденной в установленном порядке.