Постановление от 11.11.2013 г № 894
Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Организация Архивной службы местной администрации Прохладненского муниципального района архивными документами» в Прохладненском муниципальном районе в новой редакции
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12.01.2009 N 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике", Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", Распоряжением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 29.04.2010 N 158-рп "О мерах по обеспечению перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг (функций) в электронном виде", Уставом Прохладненского муниципального района, Постановлением местной администрации Прохладненского муниципального района от 27.01.2011 N 61 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг" местная администрация Прохладненского муниципального района постановляет:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Организация комплектования Архивной службы местной администрации Прохладненского муниципального района архивными документами" в Прохладненском муниципальном районе в новой редакции.
2.Постановление местной администрации Прохладненского муниципального района от 11.05.2011 N 462 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Организация комплектования Архивной службы МУ "Управление культуры местной администрации Прохладненского муниципального района" архивными документами" в новой редакции" признать утратившим силу.
3.Опубликовать настоящее Постановление в газете "Прохладненские известия" с одновременным размещением на официальном сайте местной администрации Прохладненского муниципального района www.prohladnenskiy.ru.
4.Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы - управляющего делами местной администрации Прохладненского муниципального района Матросова А.А.
5.Настоящее Постановление вступает в силу с момента его опубликования.
И.о. главы местной администрации
Прохладненского муниципального района
А.М.АШАБОКОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА АРХИВНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ" В ПРОХЛАДНЕНСКОМ МУНИЦИПАЛЬНОМ РАЙОНЕ
I.Общие положения
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Организация комплектования Архивной службы местной администрации Прохладненского муниципального района архивными документами" в Прохладненском муниципальном районе (далее - Регламент) определяет сроки исполнения и последовательность действий (административные процедуры) в процессе реализации по предоставлению Архивной службой местной администрации Прохладненского муниципального района (далее - Архивная служба) муниципальной услуги.
1.1.Муниципальная услуга "Организация комплектования Архивной службы архивными документами" в Прохладненском муниципальном районе включает в себя:
- комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение;
- составление списков организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования муниципального архива;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Архивную службу на хранение;
- согласование описей дел по личному составу и постоянного хранения организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования муниципального архива.
1.2.Муниципальная услуга "Организация комплектования Архивной службы архивными документами" предоставляется организациям, предприятиям, учреждениям (далее - заявители), являющимися источниками комплектования Архивной службы документами Архивного фонда.
За предоставлением муниципальной услуги заявители могут обратиться в местную администрацию Прохладненского муниципального района КБР (далее - местная администрация).
Заявления подаются заявителями при предъявлении паспорта и доверенности.
1.3.Источниками комплектования Архивной службы являются органы местного самоуправления, организации, предприятия, учреждения, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда КБР. Списки источников комплектования составляются Архивной службой на основании законодательства об архивном деле в РФ, КБР и согласуются с экспертно-проверочной комиссией Архивной службы КБР. Уточнение и переутверждение списков источников комплектования Архивной службы проводится по мере необходимости.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется на постоянной основе. Исполнителем муниципальной услуги является Архивная служба местной администрации Прохладненского муниципального района, расположенная по адресу: 361045, КБР, г. Прохладный, ул. Гагарина, 47, кабинет N 005. Телефоны для справок: (8-86631) 4-13-98, факс (8-86631) 4-50-40. Электронный адрес: adminprohr@mail.ru.
1.4.Режим работы Архивной службы регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка местной администрации Прохладненского муниципального района (далее - местная администрация):
понедельник - пятница: с 8.00 до 17.00, перерыв с 12.00 до 13.00. Выходные: суббота, воскресенье.
Приемные дни для пользователей архивными документами:
вторник, четверг: с 8.00 до 17.00, перерыв: с 12.00 до 13.00.
1.5.Консультации по вопросам исполнения муниципальной услуги осуществляются специалистами Архивной службы при личном контакте и по телефону. При ответах на телефонные звонки по вопросу исполнения муниципальной услуги специалист Архивной службы должен подробно и в вежливой форме информировать обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилию, имя, отчество и должность специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут.
1.6.Информация о предоставлении муниципальной услуги размещается на информационном стенде, размещенном в здании местной администрации Прохладненского муниципального района, со следующим перечнем информационных материалов:
- исчерпывающая информация о порядке предоставления муниципальной услуги (в текстовом виде и в виде блок-схемы, наглядно отображающей алгоритм прохождения административных процедур);
- текст Административного регламента с приложениями (полная версия на официальном сайте и извлечения на информационных стендах);
- исчерпывающий перечень муниципальных органов и организаций, в которые необходимо обратится заявителям, с описанием конечного результата обращения в каждый из указанных органов;
- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса официальных сайтов и электронной почты органов, в которых заявители могут получить документы, необходимые для предоставления услуги;
- схема размещения должностных лиц и режим приема ими заявителей, номера кабинетов, в которых предоставляется муниципальная услуга, фамилии, имена, отчества и должности соответствующих должностных лиц;
- выдержки из нормативных правовых актов по наиболее часто задаваемым вопросам;
- перечень документов, направляемых заявителем, и требования, предъявляемые к этим документам;
- формы документов для заполнения, образцы заполнения документов;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги: "Организация комплектования Архивной службы местной администрации Прохладненского муниципального района архивными документами" в Прохладненском муниципальном районе.
2.2.Орган исполнительной власти, предоставляющий муниципальную услугу, - местная администрация Прохладненского муниципального района (далее - администрация), структурное подразделение, ответственное за предоставление муниципальной услуги, - Архивная служба.
2.3.Результатом предоставления муниципальной услуги является комплектование Архивной службы местной администрации Прохладненского муниципального района архивными документами от заявителей - источников комплектования муниципального архива.
2.4.Прием архивных документов на хранение от заявителей, не являющихся источниками комплектования муниципального архива, осуществляется на договорной основе при наличии свободных площадей в архивохранилище.
2.5.Предоставление муниципальной услуги по организации комплектования Архивной службы архивными документами осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами:
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Распоряжением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 29.04.2010 N 158-рп "О мерах по обеспечению перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг (функций) в электронном виде";
- Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12.01.2009 N 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике";
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";
- Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Постановлением местной администрации Прохладненского муниципального района от 27.01.2011 N 61 "О Порядке разработки и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг";
- Уставом Прохладненского муниципального района.
Общий срок предоставления муниципальной услуги - 15 дней со дня регистрации заявления.
2.6.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в местную администрацию (приложение N 1), который(ое) регистрируется в день поступления, в том числе в электронной форме.
2.7.Для предоставления муниципальной услуги необходимо:
- письменное обращение, заявление (запрос) заявителя о приеме документов;
- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица;
- утвержденные ЭПК описи дел в трех экземплярах;
- историческая справка о юридическом лице;
- справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архив, в случае если отдельные виды документов не создавались либо были утрачены.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования.
При первом приеме архивных документов от источников комплектования принимается историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования.
Архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии.
Все работы связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих документы на хранение.
Архивные документы принимаются в муниципальный архив на хранение по утвержденным экспертно-проверочной комиссией Архивной службы КБР описям дел постоянного хранения и по личному составу.
Местная администрация не вправе требовать от заявителя:
- предоставления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- предоставление документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в органы, предоставляющие муниципальную услугу по собственной инициативе;
- осуществление действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы местного самоуправления, организации.
2.8.Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги является отсутствие письменного запроса заявителя о предоставлении запрашиваемой информации, предусмотренного разделом 2.7 Регламента.
2.9.Основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- не значится в списке N 1 "Источники комплектования Архивной службы местной администрации Прохладненского муниципального района", утвержденном главой местной администрации;
- документы не прошли экспертизу ценности.
2.10.Предоставление муниципальной услуги является бесплатным.
2.11.Время ожидания в очереди для получения информации по процедуре исполнения муниципальной услуги, при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги от работников Архивной службы при личном обращении пользователя архивными документами не должно превышать 15 минут.
2.12.Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления муниципальной услуги:
2.12.1.Помещения, выделенные для исполнения муниципальной услуги, должны соответствовать санитарно-гигиеническим правилам и нормативам.
2.12.2.В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация:
- полное наименование Архивной службы;
- режим работы Архивной службы;
- формы документов для заполнения и образцы их заполнения;
- адреса центральных архивных учреждений КБР.
2.12.3.Помещения, предназначенные для исполнения муниципальной услуги, обозначаются табличками с указанием номера кабинета, названия структурного подразделения.
2.12.4.Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются телефонами, средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной услуги.
2.12.5.Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения анкет-заявлений и иных форм документов. На территории, прилегающей к местоположению здания местной администрации, оборудуются места для парковки автотранспортных средств.
2.12.6.На информационном стенде, располагающемся в хорошо просматриваемом месте приемного помещения, размещаются:
- график работы Архивной службы, дни и часы, установленные для личного приема граждан и представителей организаций;
- фамилии, имена, отчества, должности работников Архивной службы, осуществляющих прием и информирование граждан и представителей организаций;
- номера телефонов Архивной службы, адрес электронной почты местной администрации;
- формы заявлений на получение информации из информационных ресурсов Архивной службы и образцы их заполнения;
- основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной услуги.
2.12.7.По обращениям, поступившим в Архивную службу по каналам телефонной связи, работники Архивной службы дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей архивными документами.
Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.
2.13.Основными показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость в изложении информации;
- полнота информации;
- наглядность форм предоставляемой информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность предоставления информации;
- доступность работы с представителями лиц, получающих услугу;
- простота и ясность изложения информационных документов;
- наличие различных каналов получения информации о предоставлении услуги;
- короткое время ожидания услуги;
- удобный график работы Архивной службы;
- удобное место расположения Архивной службы.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Архивные документы принимаются на хранение в Архивную службу:
3.1.1 от источников комплектования архива документы Архивного фонда принимаются Архивной службой по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации;
3.1.2 документы постоянного хранения и по личному составу принимаются на хранение в случае ликвидации источников комплектования при отсутствии правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.
3.2.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- обращение главного специалиста архивной службы местной администрации к главам сельских поселений и руководителям организаций, являющихся источниками комплектования архивной службы района, о необходимости передачи на хранение документов постоянного хранения в связи с истечением сроков временного хранения в муниципальных архивах сельских поселений или организаций (приложение N 3);
- обращение конкурсного управляющего к заместителю главы - управляющему делами о приеме документов на хранение в связи с завершением конкурсного производства (приложение N 1);
- прием документов от заявителя. При приеме документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка наличия комплектности учетных документов;
- комплектование архива принятыми документами.
Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение документов, утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
Прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных источников комплектования осуществляется в соответствии с действующим законодательством. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в муниципальный архив на основании договора в установленном порядке.
Поступающие в муниципальный архив обращения от органов и организаций - источников комплектования о приеме документов на муниципальное хранение регистрируются в день поступления. В течение 3-х дней с момента регистрации обращения рассматриваются заместителем главы - управляющим делами и в случае положительного решения в течение 3-х дней направляются в муниципальный архив.
Поступившие обращения о приеме документов органов и организаций, не являющихся источниками комплектования муниципального архива, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.
Срок исполнения муниципальной услуги - 15 дней с момента регистрации.
Информирование о предоставлении муниципальной услуги может быть осуществлено через электронный адрес местной администрации Прохладненского муниципального района: adminprohr@mail.ru по телефону и письменно.
Муниципальная услуга предоставляется в электронном виде по электронному адресу местной администрации Прохладненского муниципального района: adminprohr@mail.ru, в случае, если документ соответствующе оформлен и подписан.
При установлении фактов отсутствия необходимых документов или не соответствия представленных документов требованиям, указанным в настоящем Административном регламенте, специалист Архивной службы уведомляет заявителя о наличии препятствий для предоставления муниципальной услуги, объясняет ему содержание выявленных недостатков, предлагает принять меры по их устранению.
Лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является главный специалист Архивной службы местной администрации Прохладненского муниципального района.
Результат исполнения муниципальной услуги по организации комплектования Архивной службы местной администрации Прохладненского муниципального района архивными документами фиксируется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах.
IV.Формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1.Контроль за исполнением муниципальной услуги заключается в проведении планового и оперативного контроля за деятельностью работников Архивной службы при осуществлении ими административных процедур, связанных с рассмотрением и исполнением запросов пользователей архивными документами.
4.2.Должностные лица местной администрации, ответственные за исполнение административных процедур, предусмотренных административным регламентом, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка их исполнения в соответствии с должностными инструкциями и законодательством РФ.
4.3.Контроль полноты и качества исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц. По результатам проведения проверок в случае выявления нарушения прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики.
4.4.Контроль за исполнением муниципальной услуги осуществляют:
- Архивная служба КБР, в соответствии с предоставленными полномочиями;
- заместитель главы - управляющий делами местной администрации Прохладненского муниципального района.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений, действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
5.1.1 нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
5.1.2 нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
5.1.3 требование у заявителя документов, не предусмотренных Административным регламентом;
5.1.4 отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено Административным регламентом у заявителя;
5.1.5 отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены Административным регламентом;
5.1.6 требование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной Административным регламентом;
5.1.7 отказ должностного лица местной администрации в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение срока таких исправлений.
5.2.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в местную администрацию. Жалобы на решения, принятые ответственным, предоставляющим муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются главой местной администрации.
5.3.Жалоба может быть направлена по почте, через центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на электронную почту местной администрации, портала, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.4.Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) местной администрации устанавливаются соответственно правовыми актами КБР, муниципальными правовыми актами администрации.
5.5.Жалоба должна содержать:
5.5.1 наименование учреждения, должностное лицо, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;
5.5.2 фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
5.5.3 сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица администрации;
5.5.4 доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица местной администрации. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.6.Жалоба, поступившая в местную администрацию, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.
В случае обжалования отказа ответственного должностного лица местной администрации в приеме документов у заявителя или в исправлении допущенных опечаток и ошибок, в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.7.По результатам рассмотрения жалобы местная администрация принимает одно из следующих решений:
5.7.1 жалоба признана удовлетворенной, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных ответственным должностным лицом местной администрации опечаток и ошибок в выданных документах в результате предоставления муниципальной услуги, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено Административным регламентом, а также в иных формах;
5.7.2 отказ в удовлетворении жалобы.
5.8.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.7, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.