Приложение к Постановлению от 07.12.2010 г № 1101 Административный регламент

Административный регламент по исполнению архивной службой му «Управление культуры местной администрации прохладненского муниципального района» муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей

1.Общие положения
1.1.Административный регламент по исполнению муниципальным архивом местной администрации Прохладненского муниципального района муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, разработан в целях повышения качества исполнения и доступности муниципальной услуги, определяет требования к порядку исполнения муниципальной услуги, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля, обжалования действий (бездействия) должностных лиц местной администрации, ответственных за организацию исполнения и выдачи заверенных копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
1.2.Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12.01.2009 N 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике";
- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации";
- Уставом Прохладненского муниципального района.
1.3.В настоящем Административном регламенте по исполнению архивной службой МУ "Управление культуры местной администрации Прохладненского муниципального района" муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, используются следующие сокращения:
- местная администрация Прохладненского муниципального района - местная администрация;
- глава местной администрации Прохладненского муниципального района - глава местной администрации;
- административный регламент по исполнению архивной службой МУ "Управление культуры местной администрации Прохладненского муниципального района" муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей - административный регламент;
- архивная служба МУ "Управление культуры местной администрации Прохладненского муниципального района - архивная служба;
- муниципальная услуга по исполнению архивной службой местной администрации Прохладненского муниципального района выдачи заверенных копий документов, подтверждающих право на владение землей - муниципальная услуга;
- государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации - пользователь архивными документами.
1.4.Основные понятия:
- автор запроса (заявитель) - физическое или юридическое лицо;
- архивная копия - официальный документ архивной службы, дословно воспроизводящий текст документа, с указанием его поисковых данных;
- архивная выписка - официальный документ архивной службы, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу с указанием поисковых данных документа.
Ответы на запросы заявителей делятся на положительные, отрицательные.
Положительный ответ - официальный ответ архивной службы на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую заявителя информацию.
Отрицательный ответ - официальный ответ архивной службы на запрос, указывающий на отсутствие в документах архива сведений, интересующих заявителя.
Непрофильный запрос - запрос, поступивший в архивную службу, но не соответствующий составу фондов данного архива.
1.5.Исполнение муниципальной услуги осуществляет архивная служба.
2.Требования к порядку исполнения муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования по процедуре исполнения муниципальной услуги.
2.1.1.Информация по процедуре исполнения муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно в архивной службе;
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- по электронной почте;
- при личных обращениях.
2.1.2.По письменным обращениям о порядке исполнения запросов пользователей архивными документами, поступившим в местную администрацию Прохладненского муниципального района, ответ направляется в срок, не превышающий 15 дней со дня регистрации обращения.
2.1.3.По обращениям, поступившим в архивную службу по каналам телефонной связи, работники архивной службы дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей архивными документами.
Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.
2.1.4.По обращениям, поступившим по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления обращения.
2.1.5.Информирование (консультирование) по процедуре исполнения муниципальной услуги осуществляют работники архивной службы в соответствии с должностными инструкциями в рабочие дни без предварительной записи.
2.1.6.Время ожидания в очереди для получения информации по процедуре исполнения муниципальной функции от работников архивной службы при личном обращении пользователя архивными документами не должно превышать 20 минут.
2.1.7.Письменные обращения пользователей архивными документами о порядке исполнения муниципальной услуги рассматриваются работниками архивной службы в срок, не превышающий 30 дней с момента получения письменного обращения.
2.1.8.При устных обращениях и ответах на телефонные звонки работники муниципального архива подробно, четко и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам.
2.1.9.На информационном стенде, располагающемся в хорошо просматриваемом месте приемного помещения, размещаются:
- график работы архивной службы, дни и часы, установленные для личного приема граждан и представителей организаций;
- фамилии, имена, отчества, должности работников архивной службы, осуществляющих прием и информирование граждан и представителей организаций;
- номера телефонов архивной службы, адрес электронной почты местной администрации Прохладненского муниципального района;
- формы заявлений на получение информации из информационных ресурсов архивной службы и образцы их заполнения;
- основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной функции.
3.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
3.1.Для получения муниципальной услуги заявитель представляет письменный запрос (заявление) в адрес местной администрации или архивной службы. В запросе (заявлении) излагается существо обращения, с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения (тема, хронология информации). Запросы (заявления) должны содержать следующие сведения о заявителе:
для юридических лиц:
- название организации;
- юридический и почтовый адрес;
- телефон и электронный адрес при их наличии;
- дату отправления и номер запроса;
- наименование должности, фамилию, имя, отчество должностного лица, осуществляющего запрос от имени организации;
для физических лиц:
- фамилию, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес места жительства (номер телефона);
- дату подачи или отправления запроса (образец заявления прилагается).
3.2.Для получения копии архивных документов, подтверждающих право на владение землей, заявителем предъявляются документы:
физическим лицом:
- при получении архивной информации, не содержащей персональных данных о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);
- при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей;
представителем юридического лица:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт);
- доверенность юридического лица на получение архивной информации в его интересах.
3.3.Все документы представляются заявителями в одном экземпляре. Документы, предъявляемые в копиях, и доверенности должны быть нотариально удостоверены.
3.4.Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней со дня регистрации запроса (заявления). За исключением запросов правоохранительных и судебных органов, в которых оговаривается срок предоставления запрашиваемой информации.
3.5.В случае если запрашиваемая заявителем копия архивного документа (выписка) не могут быть предоставлены в 30-дневный срок или срок, указанный в запросе (заявлении), из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, архивная служба согласовывает с заявителем срок предоставления информации.
3.6.В исключительных случаях главный специалист архивной службы вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
Результатом предоставления услуги является выдача архивных копий и архивных выписок из документов, подтверждающих право на владение землей, либо ответ об отсутствии необходимых архивных документов или информации.
4.Описание результатов исполнения муниципальной функции
4.1.Результатом исполнения муниципальной функции являются:
4.1.1.Информационное обеспечение пользователя архивными документами в соответствии с его запросом посредством предоставления ему информационных продуктов, созданных архивной службой в результате исполнения муниципальной услуги на бумажном носителе:
- архивная справка - документ архивной службы, составленный на общем бланке местной администрации Прохладненского муниципального района, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная выписка - документ архивной службы, составленный на общем бланке местной администрации Прохладненского муниципального района, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения того архивного документа, составленная машинописным способом на общем бланке местной администрации Прохладненского муниципального района;
- копия архивного документа - документ архивной службы, изготовленный по заказу пользователя архивными документами посредством ксерокопирования, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке местной администрации муниципального района по запросу пользователя архивными документами, содержащее информацию о хранящихся в архивной службе архивных документах по определенной проблеме, теме.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации и для направления за рубеж, подписываются первым заместителем главы местной администрации Прохладненского муниципального района, главным или ведущим специалистом архивной службы и заверяется гербовой печатью местной администрации Прохладненского муниципального района.
Информационное письмо подписывается работниками архивной службы.
Копия архивного документа заверяется исполнителем документа с проставлением печати местной администрации Прохладненского муниципального района.
5.Потребители результатов исполнения муниципальной услуги.
Основания для исполнения муниципальной функции
5.1.Потребителями результатов исполнения муниципальной услуги являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления.
От имени физических лиц заявления о выдаче архивной службой документов, подготовленных по результатам исполнения их запроса, могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.
От имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности.
5.2.Основанием для исполнения муниципальной функции является письменный запрос (заявление) в адрес администрации района или архивной службы.
5.3.Заявитель направляет по почте, передает по электронной почте или предоставляет во время личного приема документы, имеющие непосредственное к нему отношение, оформленные в установленном настоящим Административным регламентом порядке и необходимые для поиска запрашиваемой информации.
5.4.Запросы, поступающие в архивную службу от физических лиц, должны содержать:
направленные по почте:
- фамилию, имя, отчество, почтовый адрес места жительства;
- наименование темы (вопроса) и хронологию запрашиваемой информации;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются иные документы (в копиях).
Предоставленные во время личного приема:
- письменное заявление (анкета-заявление) по установленному образцу (приложение к административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
5.5.Запросы, поступающие от юридических лиц по почте и во время личного приема, должны содержать:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса;
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
5.6.Запросы, поступающие по электронной почте (Интернет-обращения), должны содержать:
- наименование органа местного самоуправления - местная администрация Прохладненского муниципального района (архивная служба) или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому он направлен.
- тему (вопрос) и хронологию запрашиваемой информации;
- дату отправления обращения;
- почтовый адрес места жительства;
- электронный адрес;
- наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
6.Организация и ведение приема
6.1.Прием пользователей архивными документами ведется в порядке живой очереди без предварительной записи в установленные дни и часы приема.
6.2.Непосредственную организацию приема осуществляют работники архивной службы.
6.3.Работники архивной службы в ходе личного приема оказывают пользователям архивными документами информационно-консультативную помощь.
6.4.Работники архивной службы обеспечиваются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
7.Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления муниципальной услуги
7.1.Помещения, выделенные для исполнения муниципальной услуги, должны соответствовать санитарно-гигиеническим правилам и нормативам.
7.2.В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация:
- полное наименование архивной службы;
- режим работы архивной службы;
- формы документов для заполнения и образцы их заполнения;
- адреса центральных архивных учреждений Кабардино-Балкарской Республики.
7.3.Помещения, предназначенные для исполнения муниципальной функции, обозначаются табличками с указанием номера кабинета, названия структурного подразделения.
7.4.Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются телефонами, средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной услуги.
7.5.Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения анкет-заявлений и иных форм документов.
8.Основания для приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной услуги
8.1.Основанием для приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной услуги являются:
- волеизъявление пользователя архивными документами, выраженное в письменной форме, об отзыве заявления о предоставлении информации;
- отсутствие письменного запроса заявителя о предоставлении запрашиваемой информации;
- запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме (существу вопроса), хронологии запрашиваемой информации;
- запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивной службе архивных документов;
- отсутствие в запросе или Интернет-обращении фамилии, почтового адреса или соответственно электронного адреса заявителя;
- текст письменного запроса не поддается прочтению.
8.2.Ответ с указанием причин приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции вручается:
- при личном обращении по требованию заявителя решение о приостановлении исполнения или об отказе в исполнении муниципальной услуги оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения;
- при обращении заявителя по почте или при поступлении Интернет-обращения мотивированное решение о приостановлении исполнения или об отказе исполнения муниципальной услуги оформляется в течение 5 дней и направляется по почте заявителю или соответственно на адрес электронной почты заявителя.
9.Другие положения, характеризующие требования к исполнению муниципальной услуги
Запросы граждан и организаций по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, поступившие в местную администрацию или в архивную службу, исполняются архивной службой безвозмездно.
10.Режим работы и график приема
10.1.Режим работы архивной службы регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка МУ "Управление культуры местной администрации Прохладненского муниципального района":
Понедельник - с 8.00 до 17.00.
Вторник - с 8.00 до 17.00.
Среда - с 8.00 до 17.00.
Четверг - с 8.00 до 17.00.
Пятница - с 8.00 до 17.00.
Суббота - выходной.
Воскресенье - выходной.
Перерыв - с 12.00 до 13.00.
Приемные дни для пользователей архивными документами:
Понедельник, четверг - с 8.00 до 17.00.
10.2.Местонахождение архивной службы и почтовый адрес для направления документов и обращений: 361040, КБР, г. Прохладный, ул. Гагарина, 47.
Телефоны для справок: (8-86631) 4-13-98.
Факс (8-86631) 4-11-53. Электронный адрес: adminprohr @ mail. ru.
11.Административные процедуры
11.1.Последовательность административных действий (процедур).
Основные положения.
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием запросов (заявлений) о предоставлении услуги;
- регистрация запросов, внесение сведений о запросах в электронную базу данных;
- анализ поступивших запросов;
- исполнение запросов;
- заверение копий, выписок архивных документов, подтверждающих право на владение землей, или подготовка писем об отсутствии запрашиваемых сведений в отделе архива;
- регистрация копий архивных документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в отделе архива и отправка их заявителю.
12.Прием, первичная обработка и регистрация письменных запросов пользователей архивными документами
12.1.Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является личное обращение пользователя архивными документами к должностному лицу местной администрации или непосредственно в архивную службу.
12.2.Запрос может быть доставлен непосредственно пользователем архивными документами, поступить по почте, по факсу, по электронной почте.
12.3.Запросы пользователей архивными документами, адресованные местной администрации и присланные по почте, поступившие по факсу, а также документы, связанные с их исполнением, поступают в отдел организационно-контрольной и кадровой работы.
12.4.Работник отдела - главный специалист по работе с обращениями граждан, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов;
- прикладывает впереди письма, поступившие с обращением документы (паспорта, трудовые книжки, доверенности и другие подобные документы), а также прилагает конверт, в котором поступил запрос.
12.5.После первичной обработки документов в отделе организационно-контрольной и кадровой работы:
12.5.1.Запросы граждан - пользователей архивными документами и все, связанные с их исполнением документы, регистрируются, аннотируются и направляются в архивную службу на рассмотрение и исполнение.
12.5.2.Запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие на имя руководителей местной администрации, и все, связанные с их исполнением документы, регистрируются и поступают на рассмотрение и исполнение в архивную службу. В архивной службе запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие согласно резолюции соответствующего руководителя местной администрации для рассмотрения и исполнения, учитываются в журнале установленного образца.
12.5.3.Запросы организаций - пользователей архивными документами, адресованные непосредственно в архивную службу, и все связанные с их исполнением документы, передаются в архивную службу, где они регистрируются в течение 3 дней с момента поступления. Регистрационный номер является порядковым номером в пределах календарного года.
12.5.4.Запросы пользователей архивными документами, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт местной администрации по сети Интернет, принимаются главным специалистом по информационным технологиям и контролю и передаются под расписку в архивную службу.
12.5.5.Прием запросов непосредственно от пользователей архивными документами производится в архивной службе.
Работник, ответственный за прием документов:
- принимает от заявителя письменный запрос, оформленный в произвольной или по установленной форме , указанной в приложении к Административному регламенту;
- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, либо полномочия представителя;
- проводит первичную проверку иных представленных документов, необходимых для исполнения запроса, на предмет соответствия их установленным настоящим Административным регламентом требованиям, удостоверяясь, что:
- документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены;
- тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их местонахождения;
- фамилии, имена, отчества, адреса их места жительства написаны полностью;
- документы не исполнены карандашом;
- документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;
- не истек срок действия представленного документа;
- проводит первичную беседу - консультацию с получателем архивных документов;
- инструктирует о порядке заполнения заявления;
- заявление в день поступления регистрируется принявшим его работником. Датой принятия архивной службы запроса к рассмотрению считается дата его регистрации.
12.6.При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям настоящего Административного регламента уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса об исполнении муниципальной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.
При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю заполнить заявление.
13.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
13.1.Предоставление муниципальной услуги приостанавливается:
- до предоставления заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен;
- в случае возникновения в отделе архива чрезвычайной ситуации, препятствующей работе архива по предоставлению услуги.
13.2.Не подлежат рассмотрению запросы:
- не содержащие информации о заявителе;
- не содержащие необходимых сведений для проведения поисковой работы;
- не поддающиеся прочтению;
- содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
13.3.Отказ в выдаче запрашиваемого документа заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для нахождения и получения запрашиваемого документа.
13.4.Основаниями для отказа в оформлении и выдаче документов могут служить:
- представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;
- отсутствие права у заявителя на требуемый им запрашиваемый документ;
- невозможность подготовки запрашиваемого документа по причине отсутствия поисковых данных;
- требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установленный для подготовки данного вида документа.
14.Принятие решения о начале административных процедур по исполнению запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении
14.1.После регистрации поступившие запросы пользователей архивными документами и все поступившие с ними документы принимаются для их исполнения.
14.2.Работники архивной службы осуществляют проверку представленных заявителем документов на предмет:
- полноты и достоверности сведений о заявителе;
- соответствия запрашиваемого документа цели, указанной в заявлении;
- соответствия запроса составу архивных документов, хранящихся в архивной службе.
По результатам рассмотрения документов и представленных заявителем сведений, работники муниципального архива определяют наличие либо отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемой информации и принимают решение о начале административных процедур по исполнению поступившего запроса, приостановлении исполнения или отказе в его исполнении.
15.Анализ тематики поступивших запросов и подготовка информационного документа, являющегося результатом исполнения муниципальной услуги по рассмотрению запросов пользователей архивными документами
15.1.Работники архивной службы, на исполнение к которым поступили запросы пользователей архивными документами:
- осуществляют анализ тематики поступивших запросов пользователей архивными документами;
- определяют степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения (наименование темы, хронология событий);
- с использованием существующих справочно-поисковых средств к архивным документам архивной службы осуществляют адресный поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- по архивным документам, относящимся к предмету запроса, осуществляют подготовку документов, являющихся результатом исполнения запросов.
15.2.В случае если запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме или хронологии запрашиваемой информации, готовится письмо с указанием причин приостановления исполнения запроса и срока, в течение которого необходимые сведения должны быть предоставлены в архивную службу, а также указывается справочный телефон архивной службы.
15.3.Запрос, не относящийся к составу архивных документов, хранящихся в архивной службе, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию с уведомлением об этом пользователя, или пользователю направляется мотивированный отказ, и даются соответствующие рекомендации.
15.4.При поступлении Интернет-обращения пользователя архивными документами в течение 5 дней со дня регистрации запроса заявителю на его почтовый адрес или адрес электронной почты направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению с указанием регистрационного номера, присвоенного ему в архивной службе, или мотивированный отказ в исполнении.
15.5.Ответ на запрос пользователя архивными документами дается на государственном языке Российской Федерации.
15.6.Архивная служба изготавливает и выдает (направляет по почте) пользователю архивными документами не более 2 экземпляров каждого вида информационного документа, подготовленных по результатам исполнения его запроса.
15.7.При исполнении запросов социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивными документами архивной справки, аналогичной ранее выданной, работник архивной службы проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в соответствующих архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
15.8.Информационные документы (архивные выписки, архивные копии, архивные справки, копии архивных документов, информационные письма), подготавливаемые архивной службой по результатам исполнения запросов пользователей архивными документами, оформляются согласно порядку, определенному подразделом 5.9. раздела 5 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.
16.Предоставление информации о ходе исполнения запроса пользователя архивными документами
16.1.Справки по вопросам исполнения муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций предоставляются работником архивной службы по телефону и при личном обращении.
16.2.Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о поступлении запроса в архивную службу;
- о регистрационном номере, присвоенном запросу;
- перечень документов, необходимых для принятия архивной службой управленческого решения об осуществлении административных процедур по исполнению административных процедур по исполнению запроса;
- о приостановлении исполнении запроса или об отказе в исполнении и причинах принятых решений;
- о продлении срока рассмотрения запроса и причинах принятого решения;
- о результатах рассмотрения запроса.
17.Выдача (при личном обращении пользователя архивными документами в архивную службу) или отправка пользователю архивными документами по почте документов, подготовленных по результатам исполнения его запроса
17.1.В случае если запросы пользователей поступили непосредственно в архивную службу (по почте, на приеме), информационные документы (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, копия архивного документа) в случае личного обращения гражданина, представителя организации или их доверенных лиц в архивную службу, выдаются ею при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, представителю организации - при предъявлении документов, подтверждающих его полномочия на получение документов.
17.2.Информационные документы (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, копия архивного документа, информационное письмо) и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
18.Заверение копий, выписок архивных документов или подготовка писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве
18.1.При оформлении выписки из документа или копии документа главный специалист архивной службы снимает копию с подлинника экземпляра документа или выписку из него в части, затрагивающей права и интересы заявителя (в одном или в двух экземплярах);
- оформляет основание для выдачи копии, выписки следующего содержания: фонд N, опись, дело N, том N, лист(ы);
- оформляет заверительную надпись, подтверждающую идентичность подлиннику выданных копий (выписок). Заверительная надпись "КОПИЯ ВЕРНА" проставляется ниже реквизита подлинника документа "Подпись" и составляется по форме:

    Копия верна:
    Указание должности уполномоченного лица
    Расшифровка подписи ________________________
                                подпись

19.Регистрация копий архивных документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве и отправка их заявителю
19.1.Исполненные запросы выдаются при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной копии (выписки) расписывается в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических запросов с указанием даты получения документа.
19.2.Архивные копии и выписки, ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
19.3.Документы, связанные с процессом исполнения запросов, формируются в делопроизводственные дела.
В дело подшиваются следующие документы: запрос; документы и копии документов, прилагаемых к запросу; копия ответа на запрос; письмо с запросом дополнительных сведений (при условии его составления).
19.4.Документы в делах располагаются по мере исполнения запросов по алфавитному принципу и по принципу возрастания регистрационных индексов.
20.Порядок и формы контроля за исполнением услуги по выдаче заверенных копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей
20.1.Контроль за исполнением муниципальной услуги заключается в проведении планового и оперативного контроля за деятельностью работников архивной службы при осуществлении ими административных процедур, связанных с рассмотрением и исполнением запросов пользователей архивными документами.
20.2.Персональная ответственность закрепляется в соответствующих должностных инструкциях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
20.3.Контроль за исполнением муниципальной услуги осуществляют:
- в соответствии с предоставленными полномочиями Архивная служба КБР;
- начальник МУ "Управление культуры местной администрации Прохладненского муниципального района".
21.Порядок обжалования действий (бездействия) и принимаемых решений при исполнении муниципальной услуги по выдаче заверенных архивных документов, подтверждающих право владения землей
21.1.Обжалование действий (бездействия) и решений, принятых архивной службой при исполнении запросов пользователей архивными документами, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
21.2.Должностные лица архивной службы в случае неисполнения своих должностных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.