Приложение к Постановлению от 22.09.2010 г № 415 Регламент
Регламент «Порядок работы с электронной почтой в местной администрации урванского муниципального района КБР»
I.Общие положения
1.Настоящий Регламент разработан в соответствии с Уставом Урванского муниципального района КБР, Инструкцией по делопроизводству в местной администрации Урванского муниципального района КБР и устанавливает порядок направления документов по электронной почте, порядок работы с электронной почтой, направляемой на официальный адрес электронной почты местной администрации Урванского муниципального района, а также порядок хранения и уничтожения документов, полученных или отправленных по электронной почте.
2.Направление документов по электронной почте не заменяет направление их по почте, а служит лишь для ускорения передачи информации. Документы, носящие официальный характер, на бумажном носителе отправляются по почте в обычном порядке.
II.Порядок направления документов по электронной почте
3.Решение о направлении документов по электронной почте принимается начальником соответствующего управления (отдела), работник которого готовит данные документы и материалы, или вышестоящим руководителем.
4.Рассылка документов по электронной почте осуществляется работником отдела по работе с обращениями граждан местной администрации Урванского района КБР, ответственным за данное направление работы (далее - ответственный работник).
5.Для направления по электронной почте документы и материалы предоставляются ответственному работнику в электронном виде и на бумажном носителе.
6.Электронная версия документа должна в себя включать:
- фамилию, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;
- фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон;
- номер и дату документа;
- перечень органов и (или) организаций, в которые необходимо отправить данный документ;
- при рассылке в организации к документу должен быть приложен список электронных адресов данных организаций.
7.Копия документа на бумажном носителе визируется начальником управления (отдела), работник которого подготавливает данный документ, или вышестоящим руководителем с указанием даты подачи письма для направления по электронной почте.
8.Если на рассылаемый документ требуется получение ответа, который затем должен быть предоставлен в электронном виде исполнителю, то начальник управления (отдела) или вышестоящий руководитель указывает на это при визировании данного документа.
9.Подтверждением о прочтении письма адресатом является ответ адресата, написанный собственноручно. Автоматический ответ почтового сервера или какой-либо другой программы приема почты не может быть рассмотрен в качестве подтверждения.
10.Документы, подлежащие отправке по электронной почте, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в местной администрации Урванского муниципального района КБР. Ответственность за правильное оформление документа возлагается на начальника управления (отдела), работник которого его подготавливает.
11.Отправление документа осуществляется в течение текущего рабочего дня, если документ предоставлен до 16:00, или на следующий рабочий день до 12:00, если документ предоставлен после 16:00.
12.Документы с пометкой "срочно" и визой главы местной администрации Урванского муниципального района КБР или его заместителей отправляются немедленно.
13.Не допускается отправка документов, имеющих ограничительные грифы "особой важности", "совершенно секретно" и "секретно". Такие документы подлежат отправке в установленном порядке.
III.Порядок работы с электронной почтой, приходящей на официальный электронный адрес местной администрации урванского муниципального района кбр
14.Получение электронных писем, приходящих на официальный адрес электронной почты местной администрации Урванского муниципального района КБР, осуществляется только работником отдела по работе с обращениями граждан, ответственным за данное направление работы.
15.Ответственный работник ежедневно в 09:00, 12:00, 15:00, 17:30 часов обязан проверять электронную почту.
16.Полученные электронные письма и прикрепленные к ним файлы распечатываются и передаются для регистрации. На распечатанном письме ставится штамп с указанием даты получения электронного письма. После регистрации такие документы приравниваются к служебным документам и на них распространяются все требования по рассмотрению, прохождению, списанию, копированию, хранению, уничтожению и т.д., предусмотренные Инструкцией по делопроизводству в местной администрации Урванского муниципального района КБР.
17.Если электронное письмо и (или) прикрепленные к нему файлы содержат более 15 листов формата А4, то распечатывается первый лист письма или его сопроводительная часть, которая передается для регистрации с пометкой о наличии приложения с указанием количества листов в нем. Данное письмо и приложение сохраняются в электронном виде до востребования.
18.На каждое электронное письмо ответственным работником высылается подтверждение о получении с указанием даты и времени получения письма.
19.Подтверждение о получении электронного письма обозначает, что письмо пришло на официальный адрес электронной почты местной администрации Урванского муниципального района КБР, было распечатано и передано для регистрации.
20.Если прикрепленные к электронному письму файлы повреждены или не имеют расширения, то данное письмо не принимается и удаляется из почтового ящика.
21.В случае невозможности прочтения электронного сообщения ответственный работник уведомляет об этом отправителя.
IV.Хранение и уничтожение документов
22.Отправленные или полученные по электронной почте документы хранятся на жестком диске компьютера ответственного работника до минования надобности (но не менее одного года), после чего уничтожаются без составления акта. В регистрационных карточках или базах они хранятся постоянно.
23.Распечатанные и зарегистрированные документы, приравненные к служебным документам, подлежат хранению или уничтожению согласно Инструкции по делопроизводству в местной администрации Урванского муниципального района КБР.