Приложение к Приказу от 03.05.2011 г № 65-П Положение
Положение по обеспечению защиты персональных данных работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы министерства труда и социального развития кабардино-балкарской республики, и ведению их личных дел
1.Настоящим Положением на основании требований, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации и Федеральными законами от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Министерства труда и социального развития Кабардино-Балкарской Республики (далее - работник), а также ведения их личных дел.
2.Под персональными данными работника понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
3.Министр труда и социального развития Кабардино-Балкарской Республики определяет лиц из числа работников, на которых возложены функции кадровой работы (далее - кадровая служба), и работников, осуществляющих сопровождение кадровых программных средств, а также системное техническое обеспечение, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работника и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.
4.Начальник отдела государственной службы и кадров Министерства труда и социального развития Кабардино-Балкарской Республики обеспечивает защиту персональных данных работников, содержащихся в их личных делах от неправомерного их использования или утраты и несет ответственность за организацию работы по обеспечению защиты персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Лица, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных (в том числе находящихся на электронных носителях) работников, должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.
5.При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных работника работники кадровых служб обязаны соблюдать следующие требования:
а) обработка персональных данных осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия работнику в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности работника, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;
б) персональные данные следует получать лично у работника. В случае возникновения необходимости получения персональных данных работника у третьей стороны, об этом следует известить работника заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
г) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами;
д) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, запрещается основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
е) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств министерства;
ж) передача персональных данных работника третьей стороне не допускается без письменного согласия работника, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
6.В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работник имеет право:
а) получать полную информацию о своих персональных данных и об обработке этих данных (в том числе автоматизированной);
б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные, работник имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
г) требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите его персональных данных.
7.Работник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого работника, несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.
8.В личное дело работника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу, ее прохождением и увольнением с работы, и необходимые для обеспечения деятельности министерства.
9.Персональные данные, внесенные в личные дела работников, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
При работе с личными делами запрещено производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела, а также производить копирование документов. Каждый факт выдачи личного дела лицу, допущенному к ознакомлению с личными делами, фиксируется в контрольной карточке (приложение N 1), которая хранится в личном деле.
В целях исключения случаев замены документов, внесения в личные дела новых записей исправлений внесенных ранее записей, пользование личным делом (без выдачи во временное пользование) осуществляется только в присутствии работника кадровой службы.
При исключении по требованию работника каких-либо документов из личного дела специалистами кадровой службы или уполномоченным лицом на основании указания представителя нанимателя или уполномоченного им лица обязаны сделать соответствующую запись в описи документов, имеющихся в личном деле (приложение N 2).
10.К личному делу работника приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на работу, а также последующие заявления о переводах или перемещениях;
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы (приложение N 3) с приложением фотографии размером 4 x 6 см.
Анкета заполняется в присутствии работника кадровой службы, в исключительных случаях допускается заполнение анкеты без работника кадровой службы.
На все вопросы анкеты даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в личных документах.
При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт или заменяющий его документ, трудовая книжка или иные документы, подтверждающие трудовую (служебную) деятельность, военный билет, документ о профессиональном образовании и документ о дополнительном профессиональном образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение и т.д.), документы о присуждении ученой степени, ученого звания (диплом, аттестат), медицинское заключение о состоянии здоровья в случаях, предусмотренных законодательством.
Работник кадровой службы сверяет указанные в анкете данные с предъявленными документами и заверяет анкету подписью и печатью с указанием даты.
Запрещается производить замену ранее заполненных анкет. Работник в соответствии с трудовым договором обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания, изменении семейного положения, места жительства и других) сообщать по установленной форме (приложение N 4) в кадровую службу для внесения этих изменений в его личное дело.
К личному делу работника приобщаются:
а) копия паспорта и копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;
б) трудовая книжка или документ, подтверждающий прохождение военной или иной службы;
в) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
г) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
д) копия акта министерства о приеме на работу;
е) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
к) копии приказа министерства о переводе работника на иную должность, о временном замещении им иной должности;
л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
м) копия приказа министерства об освобождении работника от занимаемой должности, о прекращении трудового договора или его приостановлении;
н) аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
о) копии документов о присвоении работнику квалификационного разряда;
п) копии решений о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
р) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности работника связано с использованием таких сведений;
с) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
т) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан.
В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника и его служебного положения.
Заключительным документом является расписка работника об ознакомлении с документами личного дела (приложение N 5).
11.В личное дело работника вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
К личному делу работника, приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
12.Все документы, приобщенные к личному делу работника, помещаются в папку установленного образца (приложение N 6), брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается внутренняя опись. На папке проставляются регистрационный номер, даты начала и окончания комплектования личного номера.
Работник кадровой службы либо уполномоченное лицо заполняет опись документов.
Опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине (приложение N 2).
При подготовке личных дел к передаче на хранение в опись вносится итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.
Опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты.
13.В обязанности кадровой службы министерства, осуществляющей ведение личных дел работников входит:
а) приобщение документов, указанных в пунктах 10 и 11 настоящего Положения, к личным делам работников;
б) обеспечение сохранности личных дел работников;
в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, в соответствии с федеральным законом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением;
г) ознакомление работника с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе работника и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены, ознакомление производится в присутствии работника кадровой службы.
Личные дела подлежат регистрации в специальной книге (журнале) установленной формы (приложение N 7). Журнал учета личных дел должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью. Количество листов в журнале заверяется начальником отдела государственной службы и кадров.
Личные дела на работников заводятся после издания приказа о зачислении их на работу.
Один раз в год комиссионно производится инвентаризация личных дел путем сверки данных книги (журнала) регистрации с фактическим наличием личных дел.
Состав комиссии определяется представителем нанимателя или уполномоченного им лица. При инвентаризации одновременно выявляются недостающие в личных делах документы, предусмотренные настоящим Положением, и принимаются меры к пополнению личного дела недостающими документами.
О результатах инвентаризации ежегодно на 1 января составляется акт произвольной формы (примерная форма акта (приложение N 8), который подписывается членами комиссии и утверждается председателем.
К акту прилагается список вновь назначенных работников, личные дела которых не оформлены, список работников, личных дел которых не оказалось в наличии, перечень недостающих в личных делах документов.
Работники, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим Положением.
16.Личные дела уволенных работников хранятся в кадровой службе министерства в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передаются в ведомственный архив.
Персональные данные, содержащиеся в личных делах, должны храниться в надежно запираемых хранилищах, обеспечивающих их физическую сохранность и недоступность для несанкционированного ознакомления.
Помещения для хранения личных дел должны иметь прочные входные двери с замками, гарантирующими надежное закрывание помещений в нерабочее время. Окна помещений, расположенных на первых этажах зданий, а также окна, находящиеся около пожарных лестниц и других мест, откуда возможно проникновение в помещения посторонних лиц, оборудуются металлическими решетками или ставнями, или охранной сигнализацией, или другими средствами, препятствующими неконтролируемому проникновению в помещение.
Для хранения личных дел работников используются сейфы или металлические шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров или по алфавиту. По окончании рабочего дня шкафы подлежат опечатыванию.
Личные дела работников, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.